Artikelen importeren en synchroniseren met de BarTrack HuB: overzicht van importmethoden

Module en gebruikersgroep

Module: BarTrack HuB

Voor wie: Groothandelmedewerkers met beheerdersrechten

Waarom is een actueel artikelbestand belangrijk?

Het artikelbestand vormt de basis van iedere bestelling die via BarTrack wordt geplaatst. Hoe actueler jouw assortiment is, hoe beter BarTrack jouw klanten kan ondersteunen tijdens het bestellen.

Een goed onderhouden artikelbestand biedt voordelen voor zowel de groothandel als de besteller:

• nieuwe artikelen zijn direct beschikbaar;
• gewijzigde artikelgegevens worden automatisch bijgewerkt;
• artikelomschrijvingen, barcodes en afbeeldingen blijven actueel;
• prijzen en verpakkingsinformatie worden correct weergegeven (indien gebruikt);
• bestellers vinden sneller het juiste artikel;
• foutieve bestellingen worden voorkomen.

Wij adviseren daarom om je artikelbestand zoveel mogelijk automatisch te synchroniseren. Is dat niet mogelijk, werk het bestand dan regelmatig handmatig bij.

Hoeveel artikelen kan ik importeren?

BarTrack stelt geen technische limiet aan het aantal artikelen dat je kunt toevoegen. Je kunt dus zonder problemen een volledig assortiment importeren, ongeacht de omvang.

Iedere BarTrack-bundel bevat echter een maximaal aantal artikelen dat binnen het abonnement is inbegrepen. Voeg je meer artikelen toe dan binnen jouw bundel zijn opgenomen, dan worden de extra artikelen afzonderlijk in rekening gebracht.

Wil je weten hoeveel artikelen binnen jouw abonnement zijn inbegrepen of wat de kosten zijn van extra artikelen? Bekijk dan de actuele tariefkaart of neem contact op met onze salesafdeling. Zij adviseren je graag over de bundel die het beste aansluit bij jouw assortiment.

Welke import- en synchronisatiemethoden ondersteunt BarTrack?

BarTrack ondersteunt meerdere manieren om artikelgegevens te importeren en automatisch bij te werken. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van de mogelijkheden van jouw ERP-systeem, PIM-systeem of webshop.

Hieronder vind je een overzicht van alle beschikbare methoden.

1. CSV-bestand importeren

De meest gebruikte methode is het importeren van een CSV-bestand in het BarTrack-formaat.

Deze methode is ideaal wanneer je periodiek een export uit je eigen systeem kunt maken. Na het importeren worden nieuwe artikelen toegevoegd en bestaande artikelen automatisch bijgewerkt.

In een apart supportartikel leggen we stap voor stap uit hoe een CSV-bestand moet zijn opgebouwd.

Tip: Op de supportpagina vind je ook een voorbeeldbestand dat je als uitgangspunt kunt gebruiken.

2. Synchroniseren via Channable

Werk je met Channable? Dan kun je jouw artikelbestand automatisch laten synchroniseren met BarTrack.

Deze methode zorgt ervoor dat wijzigingen in jouw assortiment automatisch worden verwerkt, zonder dat je handmatig bestanden hoeft te importeren.

Channable koppelen

1. Log in op de BarTrack HuB.
2. Open Mijn groothandel(s).
3. Open de detailpagina van jouw groothandel.
4. Klik op Bewerken.
5. Vul de URL van jouw Channable-feed in.
6. Stel in hoe vaak BarTrack de gegevens moet ophalen.
7. Klik op Opslaan.

3. Synchroniseren via een CSV-endpoint

Kan jouw systeem automatisch een CSV-bestand publiceren? Dan kun je BarTrack dit bestand periodiek laten ophalen.

Hierbij plaats jouw systeem een CSV-bestand in het BarTrack-formaat op een vaste URL (endpoint). BarTrack leest dit bestand vervolgens automatisch uit volgens de ingestelde synchronisatiefrequentie.

Deze methode voorkomt handmatige imports en zorgt ervoor dat jouw artikelbestand automatisch actueel blijft.

Endpoint instellen

1. Log in op de BarTrack HuB.
2. Open Mijn groothandel(s).
3. Open de detailpagina van jouw groothandel.
4. Klik op Bewerken.
5. Vul de URL van het endpoint in.
6. Stel de gewenste synchronisatiefrequentie in.
7. Klik op Opslaan.

4. Importeren via een XML-bestand

Beschikt jouw systeem over een XML-export? Dan kan BarTrack deze eveneens verwerken.

Voor deze methode moet het XML-bestand voldoen aan het BarTrack-importformaat.

Neem hiervoor contact op met de BarTrack supportafdeling. Zij voorzien je van de technische specificaties en adviseren je over de inrichting.

5. Maatwerkkoppeling

Beschikt jouw software niet over één van de bovenstaande mogelijkheden? Dan kan BarTrack een maatwerkkoppeling ontwikkelen.

Samen bekijken we welke gegevens beschikbaar zijn en hoe deze automatisch met BarTrack kunnen worden uitgewisseld.

Tijdens een korte inventarisatie bespreken we:

• de technische mogelijkheden van jouw software;
• de gewenste gegevensuitwisseling;
• de planning van de implementatie;
• de beste oplossing voor jouw organisatie.

Welke methode past het beste bij mijn organisatie?

Ons advies

Wanneer jouw software dit ondersteunt, adviseren wij om te kiezen voor een automatische synchronisatie. Daarmee blijven jouw artikelgegevens zonder handmatig werk actueel en beschikken bestellers altijd over de meest recente informatie.

Kun je niet automatisch synchroniseren? Zorg er dan voor dat je regelmatig een nieuw artikelbestand importeert. Een actueel assortiment voorkomt vragen van klanten, vermindert het aantal foutieve bestellingen en zorgt voor een efficiënter bestelproces.