Rechten per medewerker instellen binnen mijn organisatie

Module en gebruikersgroep

Module: BarTrack Web (order.bartrack.com)

Voor wie: Beheerders van bestellende organisaties.

Rechten instellen voor collega’s

Als beheerder bepaal je welke collega’s gebruik mogen maken van de verschillende functionaliteiten binnen BarTrack. De rechten worden per medewerker ingesteld en kunnen op ieder moment worden aangepast.

Volg hiervoor onderstaande stappen:

1. Log in op BarTrack.
   
   
2. Klik rechtsboven op het tandwiel.
   
   
3. Kies Profiel en voorkeuren.
   
   
4. Open het tabblad Gebruikers en teams.
5. Selecteer de collega waarvan je de rechten wilt aanpassen.
6. Wijs indien nodig eerst een Professional Seat toe.
7. Schakel de gewenste rechten in en sla de wijzigingen op.

De wijzigingen zijn direct actief.

Tip: Wil je eerst een nieuwe collega toevoegen aan jouw organisatie? Bekijk dan het supportartikel Collega toevoegen aan je organisatie.

Professional Seats

De uitgebreide rechten die in dit artikel worden beschreven, kunnen alleen worden toegekend aan collega’s waaraan een Professional Seat is gekoppeld.

Bovenaan de pagina Gebruikers en teams zie je hoeveel Professional Seats jouw organisatie beschikbaar heeft en hoeveel daarvan al zijn toegewezen. Vanuit dit overzicht kun je een beschikbare Professional Seat direct aan een collega koppelen.

Zijn er geen Professional Seats meer beschikbaar? Dan kun je deze eenvoudig uitbreiden via Account & facturering. Vanuit deze pagina bestel en betaal je direct het gewenste aantal extra Professional Seats. Zodra de uitbreiding is verwerkt, zijn de nieuwe Professional Seats direct beschikbaar en kunnen deze aan collega’s worden toegewezen.

Beschikbare rechten

Hieronder lees je welke rechten je aan collega’s kunt toewijzen.

Kan bestelling goedkeuren

Met dit recht mag een medewerker bestellingen van collega’s inhoudelijk beoordelen voordat deze naar de groothandel worden verzonden. Hiermee bepaal je welke collega’s verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring van bestellingen. Zo voeg je een extra controlemoment toe aan het bestelproces.

Goedkeuring vereist

Wanneer dit recht is ingeschakeld, kan een medewerker een bestelling niet direct verzenden. Na het afronden van de bestelling wordt deze eerst aangeboden aan een collega met het recht Kan bestelling goedkeuren. Pas nadat de bestelling is goedgekeurd, wordt deze verzonden naar de groothandel.

Bestelling afronden

Met het recht Bestelling afronden kun je de controle op een bestelling loskoppelen van het samenstellen ervan. Hiermee richt je eenvoudig een autorisatieproces in waarbij een bestelling eerst door een collega wordt gecontroleerd voordat deze definitief wordt verzonden.

Wanneer een medewerker tijdens het verzenden kiest voor Laten afronden door een collega, wordt de bestelling nog niet naar de groothandel verstuurd. De geselecteerde collega ontvangt automatisch een e-mail met een persoonlijke link naar de bestelling.

Door op deze link te klikken wordt direct een overzicht van de bestelling geopend. De collega hoeft hiervoor niet eerst in te loggen in BarTrack. Hierdoor kan een bestelling snel en laagdrempelig worden gecontroleerd en bevestigd, ook wanneer de medewerker niet actief in BarTrack werkt. 

Het overzicht is uitsluitend bedoeld voor controle. De inhoud van de bestelling kan niet meer worden gewijzigd. Na controle kan de bestelling met één klik definitief naar de groothandel worden verzonden.

Om de veiligheid van het autorisatieproces te waarborgen, gelden twee beveiligingen:

• alleen medewerkers die aan jouw organisatie zijn toegevoegd én het recht Bestelling afronden hebben gekregen, kunnen een bestelling afronden;
• de link in de e-mail is persoonlijk en kan slechts één keer worden gebruikt.

Standaard kunnen twee medewerkers binnen een organisatie dit recht krijgen. Wil je extra collega’s deze bevoegdheid geven, dan moet eerst een Professional Seat aan deze medewerker worden toegewezen.

Bekijk alle locaties:

Standaard ziet een medewerker alleen de voorraadlocaties waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.  Met dit recht krijgt de medewerker toegang tot alle voorraadlocaties binnen de organisatie. Hierdoor worden ook de locaties van collega’s zichtbaar en kan eenvoudig voorraad worden geraadpleegd of beheerd over de gehele organisatie.

Bekijk alle bestellingen

Zonder dit recht ziet een medewerker uitsluitend de eigen bestellingen. Wanneer dit recht is ingeschakeld, krijgt de medewerker inzicht in alle bestellingen die door collega’s binnen de organisatie zijn geplaatst. Zo ontstaat een compleet overzicht van alle lopende en afgeronde bestellingen.

Bekijk alle projecten

Standaard heeft een medewerker alleen toegang tot de eigen projecten. Met dit recht krijgt de medewerker toegang tot alle projecten binnen de organisatie. Hierdoor worden ook de projecten van collega’s zichtbaar, inclusief de bijbehorende materialen, bestellingen en projectinformatie.