Een bestelling afronden en versturen

Module en gebruikersgroep

Module: Bestellen – order.bartrack.com en BarTrack for Desktop

Voor wie: Alle BarTrack bestellers

Stap 1. Open je winkelwagen en controleer je artikelen

Log in op order.bartrack.com of open BarTrack for Desktop.
Klik bovenaan het scherm op het winkelwagenicoon.
Controleer de artikelen en bestelaantallen in je winkelwagen.
Controleer welke artikelen zijn aangevinkt en dus worden meegenomen in de bestelling.
Klik op de roze knop Verwerken.

Standaard staan alle artikelen in je winkelwagen aangevinkt. Wil je bepaalde artikelen nog niet bestellen? Haal dan het vinkje bij deze artikelen weg. Ze blijven in je winkelwagen staan voor een volgende bestelling.

Wil je weten hoe je artikelen aanpast, verwijdert of selecteert? Lees dan Je winkelwagen beheren in BarTrack.

Stap 2. Vul de aanvullende bestelgegevens in

Na het klikken op Verwerken verschijnt het venster Bestelling verwerken.

Hier kun je aanvullende informatie invullen voor je bestelling.

Veld	Toelichting
Referentie	Een eigen referentie waarmee je de bestelling kunt herkennen.
Gewenste leverdatum	De datum waarop je de artikelen bij voorkeur wilt ontvangen.
Mijn ordernummer	Een eigen ordernummer voor je administratie.
Afleverlocatie	De locatie waar je de bestelling wilt laten afleveren.
Afleveren op projectlocatie	Hiermee wordt automatisch het afleveradres van het gekoppelde project gebruikt.

De velden Referentie, Gewenste leverdatum, Mijn ordernummer en Afleverlocatie zijn optioneel.

Tip: Zowel Referentie als Mijn ordernummer kun je gebruiken om een bestelling herkenbaar te maken in je eigen administratie. Er is geen technisch verschil tussen deze velden.

Stap 3. Verstuur je bestelling

Heb je de aanvullende bestelgegevens ingevuld en alles gecontroleerd?

Klik onderaan het venster Bestelling verwerken opnieuw op Verwerken.
BarTrack verwerkt de geselecteerde artikelen tot een bestelling.
De bestelling wordt direct naar de groothandel verstuurd, tenzij deze eerst moet worden goedgekeurd of afgerond door een collega.

Na het officieel versturen van de bestelling ontvang je een bevestigingsmail.

Je kunt de bestelling vervolgens terugvinden onder Mijn bestellingen.

Bestellen bij meerdere groothandels

Je kunt artikelen van verschillende groothandels verzamelen in één winkelwagen.

Wanneer je de bestelling verwerkt, zorgt BarTrack ervoor dat de artikelen per groothandel worden gescheiden.

Voor iedere groothandel wordt een afzonderlijke bestelling aangemaakt en verstuurd.

Je hoeft dus niet voor iedere groothandel apart het bestelproces te doorlopen.

Wanneer wordt een bestelling niet direct verstuurd?

In sommige situaties wordt een bestelling niet direct naar de groothandel verstuurd. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Een bestelling moet worden goedgekeurd

Binnen je organisatie kan zijn ingesteld dat bestellingen eerst door een bevoegde collega moeten worden goedgekeurd.

In dat geval wordt de bestelling pas naar de groothandel verstuurd nadat deze is goedgekeurd.

Lees meer: Bestellingen laten goedkeuren door een collega (supportartikel volgt).

2. Je laat een collega de bestelling afronden

Je kunt er ook zelf voor kiezen om een collega te vragen de bestelling af te ronden.

Dit is handig wanneer je de artikelen verzamelt, maar een andere collega verantwoordelijk is voor het daadwerkelijk versturen van de bestelling.

Lees meer: Een bestelling laten afronden door een collega.

Hoe ontvangt de groothandel je bestelling?

Groothandels bepalen zelf op welke manier zij bestellingen vanuit BarTrack ontvangen.

Afhankelijk van de instellingen van de groothandel wordt de bestelling via een van de volgende methoden verwerkt:

EDI: De bestelling wordt elektronisch uitgewisseld met het systeem van de groothandel.
sFTP: De bestelgegevens worden via een beveiligde bestandsoverdracht aangeleverd.
E-mail: De groothandel ontvangt de bestelling per e-mail.
Afronden in webshop: Je rondt de bestelling af in de webshop van de groothandel.
Directe API-koppeling: De bestelling wordt rechtstreeks doorgestuurd naar het ERP-systeem van de groothandel.

Bij de meeste bestelmethoden kun je jouw bestelling rechtstreeks vanuit BarTrack versturen. Bij Afronden in webshop moet je de bestelling nog afronden in de webshop van de betreffende groothandel.

Lees meer in het supportartikel Een bestelling afronden in de webshop van de groothandel (volgt).

Je verstuurde bestellingen terugvinden

Na het versturen kun je jouw bestellingen terugvinden onder Mijn bestellingen.

Hier kun je onder andere:

Je geplaatste bestellingen bekijken.
De bestelstatus controleren.
De bestelde artikelen en aantallen bekijken.
Bestellingen printen.
Ontvangen artikelen als ontvangen boeken.

Heb je artikelen bij meerdere groothandels besteld? Dan vind je deze terug als afzonderlijke bestellingen.

Zo houd je overzicht over alle bestellingen die vanuit jouw organisatie zijn geplaatst.