Exact Online integratie voor Groothandels: een introductie

Module en gebruikersgroep

Module: Exact Online integratie voor groothandels

Wat is de Exact Online-integratie?

Met de Exact Online-integratie sluit BarTrack rechtstreeks aan op jouw Exact Online-administratie. Bestellingen die klanten via BarTrack plaatsen, worden automatisch als verkooporder aangemaakt in Exact Online. Hierdoor hoef je orders niet meer handmatig over te nemen en verloopt de verwerking sneller en met minder kans op fouten.

Na het verwerken van de verkooporder in Exact Online worden de werkelijk geleverde artikelregels automatisch teruggestuurd naar BarTrack. Hierdoor ziet de besteller precies welke artikelen zijn geleverd en blijft het besteloverzicht altijd actueel.

Naast het automatisch verwerken van verkooporders biedt de integratie nog twee belangrijke mogelijkheden. Je kunt BarTrack-organisaties koppelen aan klanten in Exact Online en je kunt klantspecifieke prijslijsten uit Exact Online synchroniseren, zodat iedere klant binnen BarTrack zijn eigen assortiment ziet.

Hoe werkt de integratie?

De Exact Online-integratie bestaat uit vier onderdelen die samen zorgen voor een volledig geautomatiseerd orderproces.

Stap 1. Exact Online koppelen aan BarTrack

Voordat je gebruik kunt maken van de integratie, moet je Exact Online koppelen aan BarTrack. Tijdens deze koppeling geef je BarTrack toestemming om gegevens uit Exact Online op te halen en verkooporders aan te maken.

Na het activeren van de koppeling zijn de functies voor het koppelen van klanten en het synchroniseren van prijslijsten beschikbaar.

In dit supportartikel leggen we stap voor stap uit hoe je Exact Online koppelt aan je groothandel account in BarTrack.

Stap 2. BarTrack-organisaties koppelen aan klanten in Exact Online

Iedere bestellende organisatie in BarTrack moet éénmalig worden gekoppeld aan de juiste klant (debiteur) in Exact Online.

Deze koppeling zorgt ervoor dat BarTrack weet onder welke klant een verkooporder moet worden aangemaakt. Zonder deze koppeling kunnen bestellingen niet automatisch naar Exact Online worden verzonden.

In een apart supportartikel leggen we stap voor stap uit hoe je een BarTrack-organisatie koppelt aan een klant in Exact Online.

Stap 3. Bestellingen automatisch verwerken als verkooporder

Wanneer een gekoppelde organisatie een bestelling plaatst via BarTrack, wordt deze automatisch als verkooporder aangemaakt in Exact Online.

Je verwerkt de verkooporder vervolgens zoals je gewend bent binnen Exact Online. Nadat de order is verwerkt en geleverd, worden de werkelijk geleverde artikelregels automatisch teruggestuurd naar BarTrack.

Hierdoor beschikt de besteller altijd over een actueel overzicht van de bestelling en is direct zichtbaar welke artikelen daadwerkelijk zijn geleverd.

Stap 4. Klantspecifieke assortimenten synchroniseren

Veel groothandels werken met klantspecifieke prijslijsten. Ook deze kunnen eenvoudig worden gebruikt binnen BarTrack.

Wanneer een organisatie is gekoppeld aan Exact Online, kun je de bijbehorende prijslijst rechtstreeks ophalen uit Exact Online. Deze prijslijst wordt vervolgens als assortiment gekoppeld aan de betreffende organisatie in BarTrack.

Hierdoor ziet iedere klant uitsluitend de artikelen en prijzen die voor hem van toepassing zijn. Wanneer je de prijslijst later wijzigt in Exact Online, kun je deze opnieuw synchroniseren met BarTrack.

In dit supportartikel leggen we stap voor stap uit hoe je een klantspecifiek assortiment koppelt aan een klant in BarTrack.

Voordelen van de Exact Online-integratie

Met de Exact Online-integratie automatiseer je een groot deel van het orderproces tussen BarTrack en Exact Online.

De belangrijkste voordelen zijn:

• Bestellingen worden automatisch als verkooporder aangemaakt in Exact Online.
• Handmatige invoer van verkooporders is niet meer nodig.
• Werkelijk geleverde artikelen worden automatisch teruggekoppeld naar BarTrack.
• Bestellers hebben altijd inzicht in de actuele status van hun bestellingen.
• Klantspecifieke prijslijsten kunnen rechtstreeks vanuit Exact Online worden gesynchroniseerd.
• Iedere klant ziet uitsluitend zijn eigen assortiment en prijsafspraken.
• Alle verkooporders worden verwerkt vanuit je bestaande Exact Online-administratie.