Bestellingen laten goedkeuren door een collega

Module en gebruikersgroep

Module: Bestellen en Gebruikers en team – order.bartrack.com en BarTrack for Desktop

Voor wie: Bestellers, goedkeurders en beheerders van organisaties

Hoe werkt het goedkeuren van bestellingen?

Binnen BarTrack kun je instellen dat een medewerker zijn bestellingen niet zelfstandig naar de groothandel mag versturen.

Wanneer deze medewerker een bestelling verwerkt, wordt de bestelling automatisch aangeboden aan een bevoegde collega.

Het proces werkt als volgt:

De besteller verzamelt artikelen in zijn winkelwagen.
De besteller verwerkt de bestelling.
De bestelling wordt nog niet naar de groothandels verstuurd, maar aangeboden ter goedkeuring.
De besteller ontvangt een e-mail waarin staat dat de bestelling ter goedkeuring is aangeboden.
De goedkeurder ontvangt een e-mail dat er een bestelling klaarstaat.
De artikelen worden toegevoegd aan de winkelwagen van de goedkeurder.
De goedkeurder controleert de artikelen en kan deze aanpassen, versturen of verwijderen.

Pas wanneer een goedkeurder de bestelling verwerkt, wordt deze naar de groothandel verstuurd.

Stap 1. Bestelgoedkeuring instellen

Voordat een medewerker bestellingen ter goedkeuring kan aanbieden, moet een beheerder van de organisatie de juiste gebruikersrechten instellen.

Hiervoor zijn twee rechten beschikbaar:

Goedkeuring vereist

Met dit recht stel je in dat een medewerker zijn bestellingen niet rechtstreeks naar de groothandel kan versturen.

Wanneer deze medewerker een bestelling verwerkt, wordt deze eerst aangeboden aan een collega die bestellingen mag goedkeuren.

Kan bestelling goedkeuren

Met dit recht geef je een medewerker toestemming om bestellingen van collega's te beoordelen en te verwerken.

Een beheerder kan één of meerdere medewerkers aanwijzen die bestellingen mogen goedkeuren.

Alleen beheerders kunnen deze rechten instellen.

Meer informatie over het instellen van gebruikersrechten: Rechten per medewerker instellen

Stap 2. Een bestelling ter goedkeuring aanbieden

Voor de besteller verandert er weinig aan het normale bestelproces.

Log in op order.bartrack.com of open BarTrack for Desktop.
Voeg de gewenste artikelen toe aan je winkelwagen.
Controleer de artikelen en bestelaantallen.
Klik op Verwerken.
Vul eventueel aanvullende bestelgegevens in.
Klik opnieuw op Verwerken.

Omdat voor jouw account Goedkeuring vereist is ingesteld, wordt de bestelling niet direct naar de groothandel verstuurd.

In plaats daarvan wordt de bestelling aangeboden aan de collega's die als goedkeurder zijn ingesteld.

Je ontvangt een e-mailbevestiging waarin staat dat jouw bestelling ter goedkeuring is aangeboden.

Let op: Deze e-mail betekent niet dat de bestelling al naar de groothandel is verstuurd.

Stap 3. Een bestelling controleren als goedkeurder

Wanneer een collega een bestelling ter goedkeuring aanbiedt, ontvang je als goedkeurder een e-mail.

De artikelen worden automatisch toegevoegd aan jouw winkelwagen.

Log in op order.bartrack.com of open BarTrack for Desktop.
Klik bovenaan op het winkelwagenicoon.
Bekijk de artikelen die ter goedkeuring zijn aangeboden.
Controleer de artikelen, bestelaantallen en eventuele projectkoppelingen.

Als goedkeurder beschik je over dezelfde mogelijkheden als bij het beheren van je eigen winkelwagen.

Je kunt bijvoorbeeld:

De artikelinformatie bekijken.
Bestelaantallen aanpassen.
Artikelen verwijderen.
Artikelen selecteren of deselecteren.
Een project koppelen aan artikelen waarvoor nog geen project is geselecteerd.

Zo kun je de bestelling controleren voordat deze daadwerkelijk naar de groothandel wordt verstuurd.

Wil je meer weten over deze mogelijkheden? Lees dan Je winkelwagen beheren in BarTrack.

Stap 4. Een bestelling goedkeuren en versturen

Zijn de artikelen gecontroleerd en mag de bestelling worden geplaatst? Dan kun je deze als goedkeurder verwerken.

Open je winkelwagen.
Controleer welke artikelen zijn aangevinkt.
Klik op Verwerken.
Controleer de aanvullende bestelgegevens.
Klik opnieuw op Verwerken.

De bestelling wordt nu verwerkt en naar de betreffende groothandel verstuurd.

Staan er artikelen van meerdere groothandels in de winkelwagen? Dan maakt BarTrack voor iedere groothandel een afzonderlijke bestelling aan.

Na het officieel versturen ontvang je een bevestiging per e-mail.

Stap 5. Een bestelling niet goedkeuren

Wil je bepaalde artikelen niet bestellen? Dan kun je deze uit je winkelwagen verwijderen.

Open je winkelwagen.
Zoek de artikelen die je niet wilt bestellen.
Klik bij de betreffende artikelen op het prullenbakje.
De artikelen worden uit je winkelwagen verwijderd.

De verwijderde artikelen worden niet naar de groothandel verstuurd.

Let op: Wanneer een goedkeurder artikelen verwijdert en daarmee een bestelling niet goedkeurt, ontvangt de oorspronkelijke besteller hierover geen automatische melding.

Wil je de besteller laten weten waarom je de bestelling niet hebt goedgekeurd? Neem dan zelf contact op met je collega.

Wil je de artikelen alleen op een later moment verwerken? Dan kun je ze ook uitvinken. Ze blijven dan in je winkelwagen staan.

Meerdere medewerkers die bestellingen mogen goedkeuren

Binnen een organisatie kunnen meerdere medewerkers het recht Kan bestelling goedkeuren hebben.

Wanneer twee of meer medewerkers als goedkeurder zijn ingesteld, werkt het proces als volgt:

De besteller biedt zijn bestelling ter goedkeuring aan.
Alle ingestelde goedkeurders ontvangen een e-mail dat er een bestelling klaarstaat.
De artikelen worden automatisch toegevoegd aan de winkelwagen van alle goedkeurders.
Iedere goedkeurder kan de bestelling controleren en verwerken.
Zodra één van de goedkeurders de bestelling verstuurt, verdwijnen de betreffende artikelen automatisch uit de winkelwagens van de andere goedkeurders.

Hierdoor hoeft de bestelling maar door één goedkeurder te worden verwerkt en wordt voorkomen dat dezelfde bestelling meerdere keren wordt verstuurd.

Verschil tussen verplichte goedkeuring en een bestelling laten afronden

In BarTrack zijn er twee manieren waarop een collega betrokken kan worden bij het afronden van een bestelling.

Verplichte goedkeuring

Wanneer voor een medewerker het recht Goedkeuring vereist is ingeschakeld, worden bestellingen automatisch ter goedkeuring aangeboden. De medewerker kan deze bestellingen niet zelfstandig naar de groothandel versturen.

Een collega vragen de bestelling af te ronden

Een medewerker die zelfstandig mag bestellen, kan er ook zelf voor kiezen om een collega de bestelling te laten afronden.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je de artikelen verzamelt, maar een collega verantwoordelijk is voor het plaatsen van de bestelling.

Meer informatie vind je in het supportartikel Een bestelling laten afronden door een collega.