Artikelinformatie toevoegen en beheren in BarTrack

Module en gebruikersgroep

Module: BarTrack HuB – Artikelinformatie

Voor wie: Groothandelmedewerkers die artikelinformatie beheren

Artikelinformatie beschikbaar stellen aan bestellers

In BarTrack kun je als groothandel verschillende gegevens aan jouw artikelen toevoegen. Deze informatie helpt bestellers om artikelen te herkennen, de juiste producten te bestellen en inzicht te krijgen in bijvoorbeeld prijzen en beschikbaarheid.

De artikelinformatie wordt aan bestellers getoond op de detailpagina van een artikel in order.bartrack.com en BarTrack for Desktop.

De gegevens zijn verdeeld over zes onderdelen:

Basis informatie
Extra informatie
Beschikbaarheid
Prijsinformatie
Gewichtsinstellingen
Fabrikant informatie

Alle velden zijn beschikbaar om in te vullen. Je bepaalt zelf welke informatie je voor jouw artikelen aanlevert.

Hoe vollediger de artikelinformatie, hoe gemakkelijker bestellers jouw artikelen kunnen herkennen en gebruiken.

Basis informatie

De basisinformatie bevat de belangrijkste gegevens voor het herkennen en bestellen van een artikel.

Je kunt de volgende informatie aanleveren:

Veld	Omschrijving
Naam	De naam van het artikel zoals de besteller deze ziet.
Artikelnummer	Het unieke artikelnummer dat jouw groothandel gebruikt.
Leverancier	De leverancier van het artikel.
Artikelgroep	De productgroep waarin het artikel valt.
Eenheid	De eenheid waarin het artikel wordt besteld, bijvoorbeeld stuk of doos.
Aantal per eenheid	Het aantal stuks dat één besteleenheid bevat.
Minimale bestelhoeveelheid	Het minimale aantal dat een besteller kan bestellen.
Omschrijving	Een korte beschrijving van het artikel.
Afbeelding	Een productafbeelding waarmee de besteller het artikel kan herkennen.

Daarnaast toont BarTrack automatisch wanneer het artikel is aangemaakt en wanneer de artikelgegevens voor het laatst zijn gewijzigd.

Belangrijk: De artikelnaam en het artikelnummer zijn verplichte velden in het Excel-importtemplate. Het artikelnummer wordt gebruikt om het artikel bij volgende updates te herkennen.

Extra informatie

Onder Extra informatie kun je aanvullende productinformatie en specificaties beschikbaar stellen.

Denk bijvoorbeeld aan:

Technische eigenschappen.
Afmetingen en materiaalsoorten.
Toepassingen van het artikel.
Aanvullende productinformatie.
Bijzonderheden waarmee de besteller rekening moet houden.

Gebruik dit veld voor informatie die niet in de korte omschrijving past, maar wel belangrijk kan zijn bij het kiezen of gebruiken van het artikel.

Beschikbaarheid

Onder Beschikbaarheid kun je informatie aanleveren over de leverbaarheid en status van jouw artikelen.

Veld	Omschrijving
Levertijd (dagen)	Het verwachte aantal dagen waarin je het artikel kunt leveren.
Op voorraad	Geeft aan of het artikel bij jouw groothandel op voorraad is.
Huidige voorraad	De actuele voorraadhoeveelheid van het artikel.
Status	De status van het artikel, bijvoorbeeld actief, uitlopend of verlopen.
Alternatief	Het artikelnummer van een vervangend artikel.

Met deze gegevens kunnen bestellers beter beoordelen of een artikel beschikbaar is en of er eventueel een alternatief bestaat.

Let op: Zorg dat informatie over voorraad en levertijden actueel blijft. Verouderde gegevens kunnen bij bestellers een verkeerd beeld geven van de beschikbaarheid.

Prijsinformatie

Onder Prijsinformatie kun je de prijsgegevens van jouw artikelen beschikbaar stellen.

Veld	Omschrijving
Bruto prijs	De brutoprijs van het artikel per besteleenheid.
Mijn prijs	De nettoprijs die voor de betreffende besteller geldt.
Kortingspercentage	Het kortingspercentage ten opzichte van de brutoprijs.

Deze gegevens helpen bestellers om inzicht te krijgen in de prijzen van de artikelen die zij bij jouw groothandel bestellen.

Let op: Controleer bij het aanleveren van prijzen altijd of de bedragen betrekking hebben op de juiste besteleenheid.

Gewichtsinstellingen

De Gewichtsinstellingen zijn bedoeld voor artikelen die worden gebruikt bij voorraadbeheer met een weegkast.

Een weegkast gebruikt het gewicht van artikelen om de aanwezige voorraad te bepalen.

Je kunt de volgende gegevens aanleveren:

Veld	Omschrijving
Gewicht per stuk (Gram)	Het gewicht van één artikel in gram.
Aantal per verpakking	Het aantal afzonderlijke artikelen in één verpakking.
Maximale voorraad	De maximale voorraadhoeveelheid die voor het artikel wordt ingesteld.
Bijbestellen bij percentage (%)	Het voorraadpercentage waarbij het artikel opnieuw besteld moet worden.

Voor een correcte voorraadregistratie met een weegkast is het belangrijk dat het gewicht per stuk en het aantal per verpakking juist zijn ingevuld.

Onjuiste gewichtsgegevens kunnen ervoor zorgen dat de voorraad verkeerd wordt berekend.

Meer informatie over het gebruik van een weegkast vind je in het supportartikel over Voorraadbeheer met een weegkast in BarTrack.

Fabrikant informatie

Onder Fabrikant informatie kun je aanvullende gegevens van de fabrikant beschikbaar stellen.

Veld	Omschrijving
Naam fabrikant	De naam van de fabrikant of het merk.
Barcode fabrikant	De barcode die de fabrikant aan het artikel heeft gekoppeld, zoals een EAN- of GTIN-code.
Productcode	De artikelcode die de fabrikant zelf gebruikt.

Daarnaast kan BarTrack bij het artikel het veld # Leveranciers tonen.

Fabrikantgegevens helpen bestellers om artikelen te herkennen en productcodes te vergelijken.

Tip: Vul waar mogelijk de barcode van de fabrikant in. Dit helpt bij het herkennen van artikelen wanneer bestellers barcodes scannen.

Artikelinformatie aanleveren via het Excel-importtemplate

Voor het aanleveren van artikelinformatie is een Excel-importtemplate beschikbaar.

In dit template staat per kolom aangegeven welke informatie je kunt aanleveren.

Het bestand bevat twee tabbladen:

Import: Hier vul je de artikelgegevens in.
Toelichting: Hier vind je een beschrijving van de beschikbare velden en voorbeeldwaarden.

Het Excel-importtemplate invullen

Open het Excel-importtemplate voor artikelinformatie.
Ga naar het tabblad Import.
Vul vanaf rij 3 per artikel één regel in.
Vul minimaal de verplichte velden name (artikelnaam) en barcode (artikelnummer) in.
Voeg de overige artikelinformatie toe in de bijbehorende kolommen.
Controleer of de artikelgegevens correct zijn ingevuld.
Sla het bestand op als Excel-bestand.

De eerste rij bevat de technische veldnamen. De tweede rij bevat een toelichting op de velden.

Belangrijk bij het invullen:

Gebruik voor ieder artikel het juiste artikelnummer.
Verander de technische kolomnamen niet.
Zorg dat prijzen, aantallen en gewichten in de juiste eenheden zijn ingevuld.
Gebruik voor productafbeeldingen een geldige afbeeldings-URL.
Controleer bij het bijwerken van bestaande artikelen of de artikelnummers overeenkomen met de eerder aangeleverde gegevens.

Het artikelnummer wordt gebruikt als herkenningssleutel voor updates van bestaande artikelen.

Artikelinformatie controleren

Na het beschikbaar stellen van de artikelinformatie is het verstandig om te controleren hoe de gegevens aan bestellers worden getoond.

Open hiervoor een artikel in order.bartrack.com of BarTrack for Desktop en bekijk de verschillende informatietabbladen.

Controleer in ieder geval:

Of de artikelnaam en het artikelnummer juist zijn.
Of de besteleenheid en minimale bestelhoeveelheid kloppen.
Of de productafbeelding correct wordt weergegeven.
Of prijzen en beschikbaarheid overeenkomen met de aangeleverde gegevens.
Of de fabrikantgegevens correct zijn.
Of de gewichtsinstellingen juist zijn ingevuld wanneer het artikel met een weegkast wordt gebruikt.

Niet-ingevulde velden kunnen leeg worden weergegeven.

Door de artikelinformatie volledig en actueel te houden, zorg je ervoor dat bestellers over de juiste productgegevens beschikken.