Je voorraad beheren met een weegkast en BarTrack

Module en gebruikersgroep

Module
Voorraadbeheer – Weegkast

Voor wie
Bestellers en voorraadbeheerders die hun voorraad met een aan BarTrack gekoppelde weegkast beheren.

Hoe werkt voorraadbeheer met een weegkast?

Ieder artikel in de weegkast heeft een vaste voorraadlocatie op een weegschaal. De weegschaal meet het gewicht van de aanwezige voorraad. Op basis daarvan kan worden bepaald hoeveel stuks er ongeveer aanwezig zijn.

Daalt de voorraad onder het ingestelde bestelniveau, dan kan het artikel automatisch aan een bestelling worden toegevoegd. Je hoeft de artikelen in de kast daardoor niet handmatig te tellen of afzonderlijk te scannen om te bepalen wat er besteld moet worden.

Voor een betrouwbaar voorraad- en besteladvies is het belangrijk dat de juiste artikelen op de juiste plek staan en dat er geen andere materialen of voorwerpen op de weegschaal worden geplaatst.

De dagelijkse werkwijze

Bij het werken met een weegkast adviseren we om steeds dezelfde volgorde aan te houden:

1. Boek de binnengekomen bestelling als ontvangen.
2. Ruim de ontvangen artikelen in.
3. Controleer de voorraad en meld eventuele afwijkingen.
4. Controleer de nieuwe bestelling.
5. Verstuur de bestelling.

Stap 1 – Boek de bestelling als ontvangen

Begin met de materialen die sinds je vorige bestelronde zijn geleverd.

Boek de binnengekomen bestelling eerst als ontvangen in BarTrack. Hiermee registreer je dat de leverancier de artikelen heeft geleverd.

Het boeken van een ontvangst verhoogt je huidige voorraad in BarTrack nog niet. Dat gebeurt pas wanneer je de ontvangen artikelen daadwerkelijk inruimt.

Voor een uitgebreide uitleg kun je het supportartikel over ontvangsten boeken in BarTrack bekijken.

Stap 2 – Ruim de ontvangen artikelen in

Nadat je de bestelling als ontvangen hebt geboekt, kun je de materialen in de weegkast leggen.

Controleer tijdens het inruimen altijd of je het artikel op de juiste voorraadlocatie legt. De weegschaal registreert vervolgens het gewijzigde gewicht.

Leg alleen het materiaal dat bij deze voorraadlocatie hoort op de weegschaal. Een doos, gereedschap of ander artikel dat tijdelijk op de weegschaal wordt gelegd, kan ervoor zorgen dat BarTrack een verkeerde voorraad berekent.

Voor meer informatie over het verwerken van binnengekomen voorraad kun je het supportartikel over voorraad inruimen in BarTrack bekijken.

Stap 3 – Controleer de voorraad en meld afwijkingen

Controleer tijdens het inruimen of de werkelijke situatie overeenkomt met wat je verwacht.

Zie je bijvoorbeeld dat een artikel op de verkeerde plek ligt, dat er materiaal ontbreekt of dat de voorraad niet logisch lijkt? Meld dit dan via het Actielogboek.

Met een melding leg je de afwijking vast zodat jijzelf, een collega of bijvoorbeeld de accountmanager van je leverancier deze later kan onderzoeken en oplossen.

Voor meer informatie kun je het supportartikel Werken met het Actielogboek bekijken.

Stap 4 – Controleer de bestelling

Nadat je de ontvangen materialen hebt verwerkt, controleer je de nieuwe bestelling.

De weegkast meet hoeveel voorraad er aanwezig is. Op basis van deze informatie en de ingestelde voorraadniveaus bepaalt BarTrack welke artikelen moeten worden aangevuld en hoeveel er besteld moet worden.

Controleer de bestelling voordat je deze verstuurt. Zie je iets wat niet klopt of heb je een vraag over een artikel? Leg dit dan vast in het Actielogboek, zodat dit later kan worden opgepakt.

Stap 5 – Verstuur de bestelling

Heb je de bestelling gecontroleerd? Dan kun je deze versturen.

Daarmee is je bestelronde afgerond.

Bij de volgende bestelronde begin je opnieuw met het verwerken van de artikelen die inmiddels zijn geleverd: eerst ontvangen boeken, daarna inruimen en vervolgens de nieuwe bestelling controleren en versturen.

Belangrijk voor betrouwbaar voorraadbeheer

Een weegkast neemt veel handmatig tel- en scanwerk uit handen, maar een correcte inrichting blijft belangrijk. Zorg daarom dat artikelen altijd op hun vaste voorraadlocatie worden teruggelegd en plaats geen andere materialen op de weegschalen.

Wanneer de fysieke situatie in de kast klopt, kan BarTrack de gemeten voorraad gebruiken om zo betrouwbaar mogelijk te bepalen wat er moet worden aangevuld.