Exact Online integratie voor Groothandels: Accounts in Exact Online koppelen aan BarTrack besteller organisatie

Module en gebruikersgroep

Module: BarTrack HuB – Exact Online integratie

Voor wie: Groothandel beheerders met een actieve Exact Online integratie

Waarom een account koppelen?

Iedere bestellende organisatie in BarTrack vertegenwoordigt een klant van de groothandel. Om ervoor te zorgen dat bestellingen automatisch als verkooporder in Exact Online worden aangemaakt, moet BarTrack weten onder welke debiteur de bestelling verwerkt moet worden.

Daarom koppel je iedere bestellende organisatie éénmalig aan het juiste account in Exact Online. Nadat deze koppeling is gemaakt, worden alle toekomstige bestellingen van deze organisatie automatisch onder de juiste klant in Exact Online verwerkt.

Let op: Zonder deze koppeling kunnen bestellingen niet automatisch naar Exact Online worden verzonden.

Een BarTrack besteller koppelen aan een account in Exact Online

Volg onderstaande stappen om een bestellende organisatie te koppelen.

Stap 1. Open het overzicht met bestellers

Log in op de BarTrack HuB en open het overzicht met bestellers.
Zoek vervolgens de organisatie die je wilt koppelen aan Exact Online.

Stap 2. Open de detailpagina van de besteller

Klik op de naam van de bestellende organisatie.
De detailpagina van deze organisatie wordt geopend.

Stap 3. Open het tabblad

Exact Online

In het menu van de detailpagina is, wanneer de Exact Online integratie actief is, het menu-item Exact Online beschikbaar.
Klik op Exact Online.

Stap 4. Maak de koppeling

De Status van koppeling van de bestellende organisatie en Exact wordt getoond
Klik op Koppel.
Er verschijnt een venster met alle accounts (debiteuren) die beschikbaar zijn in Exact Online.
Selecteer het account dat bij deze bestellende organisatie hoort en bevestig de keuze.

Stap 5. Controleer de koppeling

Na het opslaan is de koppeling direct actief.
De knop Koppel verandert in Ontkoppel. Hiermee kun je de koppeling op ieder gewenst moment weer verwijderen of wijzigen.

Wat gebeurt er na het koppelen?

Zodra de koppeling actief is, kunnen alle medewerkers van de gekoppelde bestellende organisatie bestellingen plaatsen bij de groothandel.

Het maakt daarbij geen verschil of de bestelling wordt geplaatst via BarTrack.com of via de BarTrack App. Iedere bestelling wordt automatisch gekoppeld aan de juiste debiteur in Exact Online, waarna de verkooporder direct in Exact Online wordt aangemaakt en verder kan worden verwerkt.

De koppeling hoeft per bestellende organisatie slechts één keer te worden gemaakt.