Ontvangsten boeken met de BarTrack Mobile App

Module en gebruikersgroep

Module: Mijn bestellingen

Voor wie: Alle BarTrack bestellers die werken met de BarTrack Mobile App

Wat is Ontvangsten boeken?

Wanneer een leverancier een bestelling aflevert, kun je in de BarTrack Mobile App vastleggen welke artikelen je daadwerkelijk hebt ontvangen. Dit noemen we Ontvangsten boeken.

Je kunt een volledige bestelling als ontvangen boeken, maar ook een gedeelte. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer een leverancier niet alles tegelijk levert en er later nog een nalevering komt.

Belangrijk: het boeken van een ontvangst wijzigt je huidige voorraad niet. Je legt hiermee alleen vast dat de artikelen door de leverancier zijn geleverd.

Pas wanneer je de ontvangen artikelen inruimt, worden ze toegevoegd aan je actuele voorraad op de betreffende voorraadlocatie.

Hierdoor kun je in BarTrack onderscheid maken tussen:

• artikelen die zijn besteld;
• artikelen die door de leverancier zijn geleverd;
• artikelen die daadwerkelijk zijn ingeruimd en beschikbaar zijn op een voorraadlocatie.

Hoe boek je een ontvangst met de BarTrack Mobile App?

Stap 1: Open Overzicht bestellingen

1. Open de BarTrack Mobile App.
2. Open het menu.
3. Tik op Overzicht bestellingen.

Stap 2: Open de bestelling

Zoek de bestelling waarvan je artikelen hebt ontvangen en tik op de bestelling om deze te openen.

Stap 3: Controleer het ontvangen aantal

Controleer per artikel hoeveel je daadwerkelijk hebt ontvangen.

Wijkt het ontvangen aantal af van het bestelde aantal? Pas dan het aantal aan naar het aantal dat daadwerkelijk is geleverd.

Stap 4: Selecteer de ontvangen artikelen

Vink de artikelen aan die je als ontvangen wilt boeken.

Stap 5: Boek de ontvangst

Tik op Ontvangen.

De geselecteerde artikelen en aantallen worden nu als ontvangen geregistreerd.

Een bestelling gedeeltelijk ontvangen

Is niet de volledige bestelling geleverd? Dan hoef je niet te wachten tot de complete bestelling binnen is.

Pas het aantal aan naar het aantal dat daadwerkelijk is geleverd en vink alleen de artikelen aan die je hebt ontvangen.

Wanneer de nalevering binnenkomt, open je de bestelling opnieuw via Overzicht bestellingen en boek je de resterende artikelen als ontvangen.

Zo blijft in BarTrack zichtbaar welk gedeelte van de bestelling al is geleverd en welk gedeelte nog openstaat.

Ontvangsten boeken of Voorraad inruimen?

Ontvangsten boeken en Voorraad inruimen zijn twee verschillende stappen.

• Met Ontvangsten boeken leg je vast welke artikelen door de leverancier zijn geleverd.
• Met Voorraad inruimen geef je aan dat de ontvangen artikelen daadwerkelijk op hun voorraadlocatie zijn geplaatst. Daarbij wordt je actuele voorraad bijgewerkt.

Wil je na het boeken van de ontvangst de artikelen verwerken in je voorraad? Lees dan het supportartikel Voorraad inruimen met de BarTrack Mobile App.

Alleen inruimen kan ook

Vind je het niet nodig om Ontvangsten boeken en Voorraad inruimen als twee afzonderlijke stappen uit te voeren en wil je vooral je actuele voorraad bijwerken? Dan kun je ervoor kiezen om alleen de functie Inruimen te gebruiken.

Wanneer je een artikel inruimt, wordt het artikel namelijk ook automatisch als ontvangen geregistreerd.

Je hoeft in dat geval dus niet eerst apart de ontvangst te boeken.